W jaki sposób ująć w kosztach w podatkowej księdze przychodów i rozchodów towar handlowy, który został dostarczony wcześniej niż faktura? Na tak postawione pytanie są dwa rozwiązania.

Po pierwsze można to zrobić zgodnie z przepisami wynikającymi z Rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.) w sprawie zasad prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wynika z nich, że zakup towarów handlowych należy wpisać do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu zanim zostaną przekazane do magazynu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 ww. rozporządzenia) na podstawie opisu, w którym powinny znaleźć się informacje odnośnie imienia i nazwiska (bądź nazwy firmy), adresu dostawcy, ilości, rodzaju, ceny jednostkowej i wartości zakupionego towaru handlowego. Opis, zawierający jeszcze datę i podpis osoby przyjmującej omawiany towar handlowy, należy przechowywać jako dowód zakupu i dołączyć do nadesłanej później faktury. Jeśli zakup towaru handlowego jest udokumentowany specyfikacją dostawcy i są spełnione powyższe wymogi, w takiej sytuacji podatnik nie ma obowiązku jego przygotowania. Wszelkie różnice pomiędzy opisem a dostarczoną później fakturą należy wpisać do księgi w dniu otrzymania faktury.

Drugi sposób związany jest z tym, że podatnicy mają możliwość dokonywania wpisów w księdze na wzór biur rachunkowych czyli w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16 ww. rozporządzenia (czyli m. in. opisu) w terminie do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 30 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia). W takiej sytuacji opis powinien zostać dołączony do faktury i dopiero wraz z nią umieszczony w księdze, o ile otrzymanie towaru i faktury nastąpiło w tym samym miesiącu. W przypadku gdy faktura nie dotrze do podatnika w tym samym miesiącu co towar handlowy, należy dokonać wpisu do księgi na podstawie opisu również po zakończeniu miesiąca. Taka możliwość zarezerwowana jest dla podatników, którzy prowadzą równocześnie ewidencję sprzedaży, o której mowa w § 8 ust 1 pkt 2. Z takiego sposobu ewidencjonowania kosztów wyłączeni są podatnicy, którzy dokonują sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami lub ewidencjonują obrót w kasie rejestrującej.